校内で運用していた10年前のシステムからHandyへ

従来運用していた校内の独自システム

- 導入前の課題

これまで、校内では別のデーターベースシステムを運用しながら受付業務を行っていました。前任者から代々受け継いできたこのシステムは、使い慣れていますし、やりたいことはできていたのですが、1つのPCから1人で入力作業等を行う必要があるので、年々増えていく求人票に対応するにはデータの処理が間に合いませんでした。

このシステムの設計が行われた10年前と比べると、求人票の数は数倍になり、生徒の数は減ってきているのが現状です。

先生の数は、生徒数に合わせて増減しますので、現在の求人票の受理状況、就職支援業務にかけられる先生の人数、そして、現代の生徒のニーズにあった新しい方法を考えていく必要がありました。

進路部の負担だけでなく、担任の負担も軽減できる

- Handy進路指導室導入の決め手

上記の様な課題もありましたが、そこに加えて担任の「印刷業務」への対応が負担になっているという課題もありました。

生徒にはより多くの求人を詳しく見てもらいたいので、依頼をされたら紙の求人をコピーして渡すようにしていましたが、クラスによっては数十枚の求人を持って帰る様なシーンもありました。

そこでHandyの話を聞き、クラウドサービスなので、複数人で同時に作業を実施できる「業務効率化」だけでなく、紙をもっと減らすことができる「ペーパーレス」も実現できると思えたのも、導入のポイントになりました。

さらに、紙の代わりにスマートフォンやパソコンの様な端末で求人票を閲覧できるようになることも良かったです。紙よりも見やすくなりますので、世の中の流れとも相まって、良い仕組みを作っていけると思えたのも導入へ踏み切れたポイントになったと考えています。\

旧システムを廃止し、求人の受付業務は半分以下の労力へ

- 具体的な用途とその成果

以前から利用していたデータベースシステムは、Handyの導入によりほとんど廃止することができました。結果的に、今年の求人受付業務にかかった時間は、例年と比べると半分以下になりました。

特に、2023年は、昨年よりも更に求人が増えていて、8月時点で既に昨年の130％程度の量が届いています。Handyがなかったらもっと大変だっただろうと思うと少し怖いですね。

求人数が増えるということは、7月以降に訪問に来てくれる企業さんの数も増えるということです。7月の初週は特に、この求人票の受付処理と、訪問対応でかなりの時間を費やしてしまいますが、Handyの活躍もあり乗り切ることができました。

Handyのシステムリニューアルで進化した”精度”と”スピード

Handy進路指導室の求人アップロード画面（100件アップしても基本的に30分以内に処理が完了した）

特に、高松工芸高校では、2022年から本格的にHandyを利用していますが、昨年からの進化には目を見張るものがありました。特に、読取精度の向上と求人票をアップロードしてから読取が完了するまでのスピードの改善は有難かったです。

どんなに多くの求人をアップしてもだいたい30分以内で処理を終わらせてくれるので、基本的にその日の内に、生徒に公開することができました。

ただでさえ短い期間で職場見学先を選んでもらう必要があるので、早めに求人を公開できたことは生徒にとってもプラスになったと思っています。

スマホで閲覧可能になったことで、保護者との会話も活発に

今年は、専門科以外の就職者が少し多かったこともあり、進路室に悩みや不安を相談に来る生徒や保護者の方も多かったです。

求人の受付業務がかなり削減されたことにより、余裕を持って対応をすることができたのも良かったのですが、Handyの存在で変わったことは、生徒と親のコミュニケーションが活発になったことです。

いつでもどこでも求人を探すことができるようになり、生徒と求人の距離が縮まったことに加えて、同時に保護者も求人情報にアクセスしやすくなった実感があります。生徒の様子を見ても、明らかに親と会話をしてから相談をして来ていることが分かり、想像以上に効果があったと思います。

2年間の経験をもとに更にHandyを上手く活用したい

- 今後のHandyの活用について

Handy進路指導室の学校別の独自項目を登録できる画面

私たちの学校は、既に2年間このシステムの運用を行ってきました。Handyには、求人票に無い情報を個別で付与できるような仕組みもあるので、校内の推薦人数や就業場所が県内なのか県外なのかなど、生徒に知ってほしい情報を分かりやすく伝えることができます。

この仕組みの活用なども来年は更にブラッシュアップできると思っているので、Handy側にも要望を伝えながら、運用ができると良いなと考えています。

また、昨年から2年生にも早期に活用を促していましたが、今年に関しては、10月～11月には活用を初めてもらい、来年に向けての情報収集を開始してもらえればと考えています。

生徒へのアカウントの発行についても、フォームサービスを利用すれば、簡単にアカウント情報を集められるので、既に活用のイメージができていますね。

求人票の枚数が多い高校には是非おすすめ

- おすすめできる学校

様々な高校におすすめすることができますが、やはり、単純に求人票の数が多い高校にはおすすめです。明らかに、受付にかかる時間が短くなると思います。

高校生の就職活動は、求人の受付が終わった後も、職場見学、本試験などイベントが続きます。求人を受け付けてから就職先の決定までの時間が短すぎるので、業務の入り口である求人票の処理業務を効率化することは、先生にとっても、生徒にとってもメリットが大きいと思っています。